Seit dem 30. Juni 2020 haben wir in der Schweiz einen neuen Rechnungs-Standard: die QR-Rechnung. Nach langer Planung wurde der neue Standard, welcher mit einem hohen Automatisierungsgrad bei der Verarbeitung eingehender Rechnungen verbunden ist, eingeführt und wird per 30. September 2022 den Einzahlungsschein endgültig ersetzen.
Sie als Unternehmen reduzieren mit der neuen QR-Rechnung den Arbeitsaufwand für Ihre Buchhaltung merklich. Gleichzeitig minimieren Sie Fehler und erfassen automatisch die wichtigsten Informationen einer eingehenden Rechnung.
Effizienzsteigerung durch Automatisierung
Bei der Rechnungsverarbeitung ist eine hohe Automatisierung das oberste Ziel eines jeden Unternehmens. Sie sparen dadurch Ressourcen, vorausgesetzt die eingehenden Rechnungen sind maschinell lesbar. Dabei gilt: je mehr Informationen aus der Rechnung extrahiert werden können, desto automatischer läuft die Rechnungsverarbeitung.
Zusätzlich lesbare Informationen dank QR-Rechnung
Die neue QR-Rechnung soll die alten, orangen Einzahlungsscheine ablösen. Diese haben eine Referenzzeile, aus der lediglich Totalbetrag, Zahlungsverbindung und eine Referenznummer maschinell ausgelesen werden können.
Beim Auslesen dieser Referenzzeile kommt es nur äusserst selten zu Fehlern. Problematischer wird es jedoch, wenn weitere Informationen aus der Rechnung erfasst werden sollten. Eine hochspezialisierte Scanning-Software sollte beispielsweise auch das Rechnungsdatum erkennen – dabei kann es öfters zu Fehlern kommen.
Genau hier liegt die Stärke der QR-Rechnung: Der enthaltene QR-Code beinhaltet mehr maschinenlesbare Informationen:
- Rechnungsdatum
- Absender der Rechnung und Adresse
Dass automatisch auch der Absender und das Datum erfasst werden, stellt eine grosse Erleichterung für Ihre Buchhaltung dar. Denn je mehr Informationen automatisch erfasst werden können, desto weniger Arbeit müssen Ihre Mitarbeiter in die weitere Bearbeitung investieren.
Mit dem Swico-Standard noch mehr Informationen erfassen
Zusätzlich zu der standardmässigen QR-Rechnung gibt es den Swico-Standard. Auch wenn dieser noch nicht weit verbreitet ist, sollten Sie ihn bereits kennenlernen. Denn Rechnungen, die mit diesem Standard erstellt werden, beinhalten zusätzlich relevante Informationen, als die gewöhnliche QR-Rechnung:
- Mehrwertsteuer-Satz (einer oder mehrere)
- Aufteilung des Totalbetrags nach MwSt-Sätzen
- Zahlungsbedingungen (Fristen, Skonto-Optionen)
InvoiceR: Manuelles Erfassen von Rechnungen gehört der Vergangenheit an
Der neue Rechnungs-Standard bringt für Sie als Unternehmen viele Vorteile. InvoiceR kann mit der QR-Rechnung umgehen und sämtliche verfügbare Informationen aus dem QR-Code ziehen. Die Bearbeitung Ihrer Rechnungen wird dadurch stark erleichtert.
InvoiceR sucht in Ihren eingehenden PDF-Dokumenten nach dem QR-Code. Dann importiert es alle verfügbaren Informationen aus dem Code. Im Idealfall werden dabei alle Kopfdaten komplett erfasst – das manuelle Ergänzen entfällt dann komplett.
Ihr Arbeitsaufwand minimiert sich erheblich und Ihr Workflow beginnt direkt im Kontierungs-Schritt. Da alle Informationen automatisch eingelesen werden, reduzieren Sie Probleme, die durch falsche, manuell erfasste Daten entstehen.
Fazit: Höherer Automatisierungsgrad dank der neuen QR-Rechnungen
Da die neue QR-Rechnung für Unternehmen nur Vorteile bringt, ist es wünschenswert, dass sich dieser neue Standard rasch durchsetzt. Um den Grad der Automatisierung bei der Eingangsrechnungsverarbeitung noch weiter zu erhöhen, bietet sich der Erweiterungs-Standard von Swico an. Er erfasst zuverlässig alle zahlungsrelevanten Informationen und entlastet Ihre Buchhaltung stark – es bleibt zu hoffen, dass viele Rechnungssteller ebenfalls auf diesen Standard setzen.
Schweizer-Kreuz im QR-Code dank Redundanz möglich
Der Standard für die QR-Rechnung in der Version 2.1 schreibt vor, dass in der Mitte des QR-Codes ein Schweizer Kreuz abgedruckt werden muss. Streng genommen entspricht dadurch der Schweizer QR-Code nicht mehr dem internationalen Standard ISO 18004. Da jedoch ein QR-Code immer redundante Informationen enthält (bei der QR-Rechnung 15%), ist es technisch ohne weiteres möglich, einen kleinen Teil des Original-Bildes für dieses stilistische Element zu opfern. Die Information, welche in den durch das Schweizer Kreuz verdeckten Pixeln steckt, kann durch den Rest des Codes wieder hergestellt werden.
