Vorteile einer digitalen Rechnungsverarbeitung
Die Bearbeitung von Rechnungen mit digitalen Techniken führt zum einen zu den üblichen Vorteilen einer papierlosen Verwaltung, bietet jedoch speziell bei Rechnungs-Dokumenten weitere gewichtige Verbesserungen. So wird insbesondere eine Verkürzung der Durchlaufzeit angestrebt. D.h. die Zeitdauer vom Eintreffen der Rechnung im Unternehmen bis zur Bezahlung und verbuchung wird verkürzt. Dies kann je nach Komplexität des Freigabereglements durch Parallelisierung der Bearbeitung erreicht werden. Ausserdem müssen Dokumente nicht physisch innerhalb der Firma herumgereicht werden. Gerade bei Homeoffice-Arbeitsplätzen können dadurch schnell einige Arbeitstage eingespaart werden.
Auch ein Grund für eine schnellere Verarbeitung ist, dass die Freigabe-Prozesse unter Umständen verschlankt werden können weil durch klare Regeln nur die nötigsten Freigaben eingeholt werden.
Auf Abwesenheiten von Mitarbeitern kann dynamisch reagiert werden und Stellvertretungen werden automatisch in den Prozess eingebunden so dass Ferienabwesenheiten kein Grund für Verzögerungen mehr sind.
Neben dieser Tempoerhöhung ist jedoch eine qualitative Verbesserung des Verarbeitungsprozess genau so wichtig. Durch den Einsatz von hochautomatisierten Prozessen und der damit einhergehenden Konfigurationen werden Unternehmungen automatisch gezwungen Freigabe-Reglemente für Kreditoren zu definieren, Abwesenheits-Regeln zu bestimmen und Reporting-Anforderungen zu diskutieren.
Dass ein solch wohldefinierter Prozess zu weniger Fehlern in der Bearbeitung und einer Erhöhung der Nachvollziehbarkeit führt versteht sich von selbst.