Unter dem Begriff „digitaler Rechnungseingang“ wird zum einen verstanden, dass Firmen Rechnungen auf elektronischem Weg empfangen können. Dies kann via einem Pdf-Dokument an einer Email sein oder auch über spezialisierte Platformen wie Conextrade von Swisscom oder Paynet von Postfinance. Weiter gefasst bedeutet der Begriff jedoch auch, dass eingehende Rechnungen sofort digitalisiert werden und die nachgelagerten Prozesse digital abgehandelt werden.
Durch diese erweiterte Definition können also auch physische Rechnungen, welche auf dem Postweg empfangen und anschliessend gescannt werden, mit einem digitalen Rechnungseingang verarbeitet werden.
Was macht eine digitale Rechnungsverarbeitung?
In einem allerersten Schritt werden bei der Bearbeitung einer Rechnung deren Attribute extrahiert. Dies bedeutet, dass die Inhalte einer Rechnung wie z.B. Totalbetrag, Lieferanten-Name, Bankverbindung und so weiter erkannt werden. Wurden die Rechnung über eine Platform wie Conextrade oder Paynet angeliefert, werden diese Werte als eindeutigen Datensatz neben dem Pdf-Dokument mitgeliefert.
Wurde die Rechnung physisch oder als einfaches Pdf-Dokument empfangen, müssen die Attribut-Werte aus dem Dokument/Bild entnommen werden. Mit dem Aufkommen des QR-Rechnung-Standards wird dieser Prozess vereinfacht. Im QR-Code auf dem Rechnungs-Blatt sind die wichtigsten Informationen zur Rechnung codiert und können daher eindeutig extrahiert werden. Fehlt der QR-Code oder müssen zusätzliche Informationen von der Rechnung entnommen werden, muss das Rechnungs-Dokument aufwendig analysiert und mit einer künstlichen Intelligenz ausgelesen werden oder die Informationen werden manuell abgetippt.
In einem weiteren Schritt wird beurteilt, ob die Rechnung überhaupt an das Unternehmen gerichtet ist und wer innerhalb der Firma die Bearbeitung durchführt. Unter Bearbeitung wird insbesondere der nun darauf folgende Schritt – die Kontierung – verstanden.
In der Kontierung wird die Rechnung auf eine oder mehrere Kostenstellen, Projekte, Konten etc. aufgeteilt. Nach diesem Kontierungsschritt ist somit klar, welchen Geschäftsbereich eine Rechnung effektiv betrifft und wer daher auch bestimmen muss, ob die Rechnung gerechtfertigt ist und bezahlt werden soll. Je nach Höhe des Rechnungsbetrags und Struktur einer Unternehmung müssen bei diversen Personen Freigaben für die Bezahlung eingeholt werden. In einem möglichst automatisierten Workflow sind die Strukturen und Regelungen eines Unternehmens bereits in der Konfiguration hinterlegt. Daher kann der Workflow vollautomatisch bestimmen, an wen die Rechnung für den Freigabeschritt zugestellt werden muss.
In einem letzten Schritt, nach dem alle nötigen Freigaben erteilt wurden, wird die Rechnung zur Bezahlung freigegeben. Sobald die Bezahlung dann durchgeführt wurde, wird dies bei der Rechnung vermerkt.
Was sind die Vorteile einer digitalen Rechnungsverarbeitung?
Neben den üblichen Vorteilen einer papierlosen Verwaltung von Dokumenten wird bei der Digitalisierung von Rechnungen insbesondere eine Verkürzung der Durchlaufzeit und eine qualitative Verbesserung der Freigabeprozesse angestrebt.
Je nach Komplexität des Freigabereglements können dank der Digitalisierung Rechnungen parallel von mehreren Parteien bearbeitet werden und müssen nicht physisch innerhalb der Firma herumgereicht werden. Insbesondere bei Homeoffice-Arbeitsplätzen können dadurch schnell einige Bearbeitungstage eingespaart werden.
Die Freigabe-Prozesse können unter Umständen verschlankt werden, weil durch klare Regeln nur die nötigsten Freigaben eingeholt werden. Auf Abwesenheiten von Mitarbeitern kann dynamisch reagiert werden und die Vorgaben eines internen Kontrollsystems werden automatisch erfüllt.